Tietojenkäsittelysopimus

Vuuvi · Seuroille · Voimassa 24.10.2026 alkaen

Tämä sopimus on osa Vuuvin käyttöehtoja. Se koskee henkilötietoja, joita palvelu käsittelee seuran puolesta, ja täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) 28 artiklan vaatimukset. Seuran ylläpitäjä hyväksyy sopimuksen seuran puolesta luodessaan seuran palveluun.

1. Osapuolet

• Rekisterinpitäjä: palveluun luotu seura tai muu järjestäjä (jäljempänä "seura").
• Käsittelijä: Tm:i Touko Haapanen, Y-tunnus 3195786-8, toukohaapanen@icloud.com (jäljempänä "Vuuvi").

2. Käsittelyn kohde, tarkoitus ja kesto

Vuuvi käsittelee henkilötietoja, jotta seura voi järjestää tapahtumia ja vuoroja, hallita jäseniään, seurata ilmoittautumisia ja maksuja sekä lähettää tiedotteita. Käsittely kestää niin kauan kuin seura käyttää palvelua.

3. Rekisteröidyt ja tiedot

• Rekisteröidyt: seuran jäsenet, jäsenyyttä hakeneet, seuran tapahtumiin ilmoittautuneet ja seuran nimellä lisäämät osallistujat sekä seuran ylläpitäjät.
• Tiedot: nimi, profiilikuva, jäsenyys ja rooli seurassa, ilmoittautumiset, jonotus, pelipaikat ja kokoonpanot, maksutapa ja maksun tila sekä seuran tiedotteisiin ja tapahtumiin liitetyt tiedostot.
• Seura ei saa tallentaa palveluun arkaluonteisia tietoja, kuten terveystietoja, eikä henkilötunnuksia.

4. Vuuvin velvollisuudet

• Vuuvi käsittelee tietoja vain seuran ohjeiden mukaan. Ohjeita ovat nämä ehdot ja seuran palvelussa tekemät valinnat. Jos ohje on Vuuvin käsityksen mukaan lainvastainen, Vuuvi ilmoittaa siitä seuralle.
• Tietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon.
• Vuuvi huolehtii asianmukaisesta tietoturvasta: salatut yhteydet, rajatut käyttöoikeudet (jokainen seura näkee vain omat tietonsa) sekä tietojen säilytys EU:ssa sijaitsevalla palvelimella.
• Vuuvi avustaa seuraa rekisteröityjen pyyntöjen, kuten tietojen tarkastamisen ja poistamisen, käsittelyssä.
• Vuuvi ilmoittaa seuralle tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä, kun se on havainnut loukkauksen.
• Vuuvi antaa seuralle pyynnöstä tiedot, joita tarvitaan tämän sopimuksen noudattamisen osoittamiseen.

5. Alihankkijat

Seura antaa luvan käyttää tietosuojaselosteessa lueteltuja palveluntarjoajia (mm. Supabase tietokantaan, Google sähköposteihin ja Expo ilmoituksiin). Vuuvi sitouttaa ne vastaaviin tietosuojavelvoitteisiin. Uusista alihankkijoista Vuuvi ilmoittaa päivittämällä tietosuojaselosteen etukäteen, ja seura voi vastustaa muutosta tai lopettaa palvelun käytön.

6. Seuran velvollisuudet

• Seuralla on oltava peruste käsitellä tietoja, ja sen on kerrottava jäsenilleen ja osallistujilleen tietojen käsittelystä, esimerkiksi omassa tietosuojaselosteessaan.
• Kun seura lisää osallistujan pelkällä nimellä, seura vastaa siitä, että henkilö tietää asiasta.
• Seuran ylläpitäjät käyttävät osallistujien ja jäsenten tietoja vain seuran toiminnan järjestämiseen.

7. Sopimuksen päättyminen

Seuran luoja voi poistaa seuran sovelluksessa. Jos seuran tapahtumiin on ilmoittautuneita, poistoa voi pyytää sähköpostitse. Kun seura poistetaan palvelusta, Vuuvi poistaa seuran käsittelemät tiedot. Varmuuskopioista tiedot poistuvat noin 30 päivän kuluessa. Seura voi ennen poistoa viedä maksu- ja kirjanpitotiedot talteen sovelluksen CSV-viennillä. Tiedot, jotka kuuluvat käyttäjän omaan tiliin, säilyvät käyttäjän tilillä.

8. Yhteystiedot

Tietosuojaa koskevat yhteydenotot: toukohaapanen@icloud.com